תכנון רב שנתי

פעם, כשהייתי מנהלת צעירה וניהלתי מרכז יום, האירועים לא הפסיקו להפתיע אותי:  רק פתחנו את השנה וכבר הגיע הזמן לחגוג את ראש השנה, מיד אחר כך הגיעו התוכניות השנתיות לחניכים, אירוע למשפחות, גיבוש צוות, מעקב אמצע שנה, והנה אנחנו כבר צריכים לארגן את אירועי סיום השנה. הכל נעשה ברגע האחרון. הכל עם הלשון בחוץ.

זה היה מתיש לעבוד ככה, להיות מופתעת כל פעם – "אוי, ידעתם ששבוע הבא פסח??".

ואז הבנתי שזה לא כזה מסובך, הרי רוב האירועים הללו הם רב שנתיים! כלומר הם חוזרים על עצמם כל שנה.

אז התיישבתי והכנתי טבלה ובה ריכזתי את כל פעילויות מרכז היום על פי חודשים: פתיחת שנה וסיום שנה, בניית תוכניות, מעקבים תקופתיים, אירועים, חגים, ימי הולדת ועוד. רשמתי את כל הפעילויות שזכרתי שחוזרות על עצמן כל שנה. את הטבלה הזאת המשכתי לעדכן משנה לשנה כל פעם שזיהיתי פעילות נוספת שחוזרת על עצמה.

כך נוצרה לי טבלה, מחולקת על פי חודשים, שהכילה בתוכה את מרבית ארועי מרכז היום, במקרה שלי היא כללה בערך 40% מכמות העבודה שלי!

ברגע שהייתה לי טבלה מרכזת כזו, יכולתי להתיישב בתחילת כל שנת פעילות עם הטבלה ועם הקלנדר ולהכניס את כל האירועים הללו ליומן ואז לגזור אחורה את זמן ההכנה המקדימה שנדרשה לכל פעילות. בתאריך שגזרתי אחורה (נגיד, חודש לפני) סגרתי חלון יעודי מראש בקלנדר עבור אותה משימה.
כך יצרתי עבורי כלי משמעותי וחזק באמצעותו אחוז משמעותי מפעילות מרכז היום היה מתוכנן ומתוזמן כבר בתחילת השנה!

לאורך השנים לאחר מכן למדתי שוב ושוב איזה כלי חזק ויעיל הוא התכנון הרב שנתי, כמה שליטה, חיסכון בזמן ושקט הוא יצר לי כמנהלת. הרבה פחות הפתעות ולחץ והרבה שקט בידיעה שהכל רשום ולכל דבר יש זמן וכלום לא יתפספס או יפתיע אותי פתאום.

היום כעצמאית לוח התכנון הרב שנתי הוא אחד הכלים המשמעותיים שעוזרים לי לבנות תוכנית עבודה שנתית וחוסכים לי המון זמן. אני לא צריכה להמציא את עצמי מחדש כל שנה, אני לא מופתעת מחדש אלא להפך – אני מאורגנת ומתוכננת מראש.
למשל הניוזלטרים שאני מוציאה, הם מתוכננים על פי חודשי ההופעה שלהם וקשורים (במקרה שלי) לעונת השנה (אני בחורה של טבע)  – אני כבר יודעת מראש שבדצמבר אכתוב ניוזלטר חורפי ובאפריל יעלה אחד אביבי.  שלבי הבנייה שלהם נגזרים אחורה ונכנסים לקלנדר שלי.

אגב, למשימה מורכבת כמו ניוזלטר יש לי דף מעקב מובנה עם כל השלבים: החל מאיסוף חומרים, דרך הכתיבה ועד העיצוב. בדף יש גם הערכת זמן לכל שלב. כך אינני צריכה להמציא את הגלגל בכל ניוזלטר.

ואם הכלי הזה הוא כל כך שימושי לי בעבודה, הבנתי בהמשך, אז למה שלא אשתמש בו גם בחיים הפרטיים? הרי באותה מידה שהוא משמש אותי בניהול המרכז הוא יכול לשמש אותי לניהול החיים הפרטיים שלי, שכאמא לשתי בנות קטנות, היו אף הם מורכבים ומלאי משימות.
אז שוב הדפסתי טבלה וישבתי ומילאתי משימות רב שנתיות, הפעם מילאתי משימות כמו: ציוד לבית הספר, ימי הולדת לכיתה, מתנות לצוותים, מתנות למשפחה לחגים, קייטנות וכדומה. כל משימה כזו מקבלת היום חלון זמן בקלנדר שלי, למשל:

• אירגון יומלדת לבנות – הגדולה שלי נולדה בסוף החופש הגדול, כשהייתה קטנה יותר הקדמנו לה את יום ההולדת לתחילת יוני. זה דרש ממני להתארגן כבר במאי. לכי תזכרי את זה ארבעה חודשים לפני התאריך המקורי…
• יוצאים לחופשה שנתית בקיץ? מתי תרצו להתחיל לתכנן אותה? (מוזמנים להציץ בהייליט "צפון 2020" על החופשה הקיצית הנוכחית שלנו בארץ, שתוכננה מיד בסיום הגל הראשון של הקורונה).
• אם אני רוצה לקנות חולצות בית ספר לשנה החדשה אכניס חלון זמן בתחילת אוגוסט, כשיש מבחר צבעים והחנויות לא עמוסות כמו בסוף החודש.

הערה חשובה על השימוש – אני סוגרת חלון זמן לשנה מראש אבל הרבה פעמים לא אוכל לממש את חלון הזמן ביום שבו מיקמתי אותו, כי כשאני מתכננת שנה מראש הרבה מהחלונות מתנגשים בארועים שנוספים מאוחר יותר ואין לי שליטה עליהם. אז החלונות השנתיים שלי זזים, הם זזים למועד קרוב, נוח וריאלי יותר, אבל הם לא נמחקים ולא נעלמים, הם רק זזים קצת לזמן מתאים יותר והם עדין שם ביומן שלי, בשבילי, כדי שאפעל מראש ולא אופתע ברגע האחרון.

ועד נקודה שלא כדאי לפספס – חשוב לעדכן את הלוח הרב שנתי באופן קבוע ושוטף. זיהיתם ארוע שחוזר על עצמו כל שנה? מצאתם נושא לפוסט שתוכלו לכתוב עליו גם שנה הבאה? תרצו להציע מבצע בזמן מסויים בשנה הבאה? כל פעם שתזהו משימה רב שנתית תכניסו אותה מיד לתכנון הרב שנתי.
ודאו שהקובץ או הדף של התוכנית הרב שנתית נגיש לכם וקל לעדכון כדי שלא תתעצלו או תשכחו לעדכן אותו בזמן אמת. אצלי למשל, הלוח משולב בתחתית קובץ תוכנית העבודה השנתית שלי (שבנוייה על פי חודשים ומשמשת אותי המון).

אני רואה את הלוח הרב השנתי כלוח שמתפתח ומשתנה עם השנים – כשהעסק והקריירה שלנו גדלים ומתפתחים וכך גם לגבי החיים הפרטיים שלנו, שמשתנים כל הזמן.

אז עכשיו ספטמבר, וזה בדיוק הזמן הזה בשנה בו אני שולפת את הטבלה שלי ויושבת מול הקלנדר להכניס חלונות זמן מתוכננים עבור כל משימה רב שנתית.

אני מצרפת למטה לנוחיותכם לוח תכנון רב שנתי לרישום המשימות על פי חודשים. הפכו אותו לשלכם: מלאו אותו במשימות הרב שנתיות שלכם, גזרו את המשימות אחורה ואחר כך הכניסו ליומן חלונות זמן לביצוע.
אני ממליצה בחום לסגור חלון ביומן בימים הקרובים ולבצע את התכנון הרב שנתי.
זה לוקח שעה לשלב את המשימות שאספנו בלוח שלנו במשך השנה (או השנים) ולהעביר אותם לקלנדר.
שעה אחת בלבד שמארגנת לך שנה מתוכננת ועם הרבה פחות הפתעות. שווה לא?

ענבל דויטש – מאמנת אישית | קרית אונו

קבצים להורדה:
| לוח תכנון רב שנתי – קובץ Word
| לוח תכנון רב שנתי – קובץ PDF
| לוח תכנון רב שנתי – מעוצב.

קריאה נוספת בנושא ניהול זמן:
ניהול זמן בתקופה של שינויים רבים
ניהול זמן למתחילים – המדריך
תכנון יומי אפקטיבי
ניהול זמן לסטודנטים
לתכנן משימות חכמות
הפרעת קשב וריכוז לאורך החיים
איך לא ליפול לבולען המחשבות השליליות