ניהול זמן - מי מנהל את מי?
אנחנו מדברים הרבה על ניהול הזמן שלנו, על כמה שאנחנו רוצים לנהל אותו טוב יותר. אנחנו מרגישים הרבה פעמים שמה שמפריד בין היומיום העמוס והמתיש שלנו לבין היומיום שאנחנו רוצים לחיות זה ניהול זמן יעיל יותר.
אבל רגע, הרי אנחנו לא באמת יכולים לנהל את הזמן, הוא לא בר ניהול, הרי השעות והדקות חולפות מעצמן.
בעצם כשאנחנו מדברים על ניהול זמן לא את הזמן אנחנו רוצים לנהל, אלא את ההתנהלות שלנו בתוך הזמן. ולכן ניהול זמן הוא בעצם ניהול עצמי – ניהול שלנו את עצמנו לשימוש אפקטיבי בזמן שלנו.
עכשיו כשהבנו שמדובר בניהול עצמי האחריות עברה לידיים שלנו, זה לא הזמן החצוף הזה שבורח לנו אלא אלו אנחנו שלא מנהלים, מתכננים ומארגנים את המשימות שלנו ביעילות בתוך הזמן שיש לנו.
אבל אנחנו יכולים להתחיל לעשות זאת, להתחיל לשלב כלים בסיסיים של ניהול זמן בחיים שלנו, לקחת אחריות על ניהול הפרויקטים והמשימות שלנו.
בואו נלמד איך מתחילים לנהל זמן ביעילות.
* הערה – למרות שמדובר בניהול עצמי אמשיך בפוסט להשתמש בביטוי המקובל היום – ניהול זמן.
למה ניהול זמן?
התועלת בניהול יעיל של הזמן שלנו די ברורה, הזמן שעומד לרשותנו הוא מוגבל, לעומת זאת המשימות שלנו הולכות ומתרבות במהלך החיים (לימודים, וגם עבודה, וגם בית, וגם משפחה). אם לא נלמד לתכנן ולתעדף את המשימות שלנו נמצא את עצמנו די מהר בתחושה שאנחנו טובעים במשימות, שהן מנהלות אותנו ושאנחנו בעיקר מכבים שרפות במקום להתעסק ולקדם דברים חשובים.
כלומר, תכנון יעיל של המשימות שלנו יעזור לנו להספיק לבצע יותר מהמשימות והפרויקטים החשובים באמת, להפחית הפתעות של הרגע האחרון ולייצר עבורנו שקט נפשי מעצם התחושה שהדברים מתוכננים ומאורגנים – ככה מייצרים שליטה.
לפני שנתחיל חשוב לזכור – ניהול זמן הוא כלי, הוא טכניקה שבאה לשרת אותנו, לעזור לנו. המטרה היא לא להספיק כמה שיותר אלא להספיק יותר מהדברים החשובים באמת, מאלו שנותנים לנו ערך, אלו שעושים לנו טוב, אלו שנרצה להגביר בחיינו.
כשנשלב בין הדברים החשובים באמת (ולא, גלילה ברשתות חברתיות לא נמצאת ברשימה הזו) לבין ניהול זמן יעיל, נתקרב יותר ויותר לחיות את החיים שאנחנו רוצים ורוצות לחיות.
מודל את 24/7 – ניהול זמן ומשימות
אחרי ההקדמה הזו בואו להכיר את מודל ניהול הזמן שלי, מודל פשוט ליישום, בן ארבעה שלבים, המיועד לתכנון זמן יעיל למתחילים – את(ה) 24/7.
מודל את(ה) 24/7 הוא מודל שהרכבתי במהלך השנים ומתבסס על כלים שעבדו למתאמנים שלי וגם כמובן לי, כלים שמקורם בספרות מקצועית מקיפה בנושא ניהול זמן (שמות הספרים בסוף הפוסט).
באנו ללמוד לנהל, אז בואו נתחיל במודל.
הכירו את מודל את 24/7 - ארבעה שלבים לניהול זמן יעיל
השלב הראשון הוא לבצע איסוף של כל המשימות והפרויקטים שלנו במקום אחד.
בואו נעשה סוף להתפזרות בין פתקים בכל רחבי הבית, אפליקציה בסלולרי ומחברת שאף פעם לא נמצאת בשלוף כשצריך אותה.
ולכן השלב הראשון הוא לבחור אמצעי איסוף אחד בלבד ולהתחייב אליו.
כל אמצעי איסוף הוא מתאים אם הוא עומד בתנאי הבא – הוא זמין ונגיש לכם תמיד. אז אם אתם יכולים להתחייב למחברת צמודה – מעולה, היא יכולה להיות האחת.
אפילו קובץ אקסל בסיסי במחשב יכול להתאים אם הוא נגיש לכם בכל רגע.
אני באופן אישי משתמשת באפליקציה בסלולרי, ככה היא תמיד זמינה לי.
חשוב שתבחרו באמצעי האיסוף שהכי טבעי ונוח לכם, כך יהיה לכם קל יותר להטמיע את הרגל האיסוף.
רושמים מיד – רעיון שעולה, משימה שנכנסת – נרשמים באופן מיידי ברגע שהופיעו בחיינו. מה שלא נרשם מיד יכול להתפספס או סתם לתפוס לנו מקום בזכרון ולחזור ולהטריד אותנו (הורדת המשימה לנייר מאפשרת למוח לשחרר אותה מזיכרון העבודה המוגבל שלנו).
מכיוון שמהיום כל משימה נרשמת חשוב להקפיד על הניסוח – לפרט במשפט מהי המשימה ולא להסתפק במילה אחת.
זה חשוב כדי שאחר כך לא תנסו להבין מה היה כוונת המשורר במשימה "מתנה", "תיקון" או "בדיקה". לכן כדאי לכתוב "לקנות מתנה לגלית ליום ההולדת" או "להזמין תיקון למכונת הכביסה".
נראה טרוויאלי אבל זה ממש לא.
הפרדה בין מקצוע לפרטי – מומלץ להפריד בין שני התחומים, כי ככה זה מאורגן וברור יותר אבל גם כדי שהמשימות הפרטיות לא יידחו לעד לטובת אלו של העבודה.
מעבר שיגרתי – מעתה חשוב שנבצע מעבר לעיתים תכופות על הרשימה וכמובן גם נמחק ממנה את המשימות שכבר בוצעו.
לסיכום – לבחור אמצעי איסוף זמין ונוח ולהקפיד לרשום באופן מידי כל משימה חדשה.
עם הזמן הרשימה שלכם תלך ותתארך ויש סיכוי שתתחילו להרגיש מתוסכלים מכך, ולכן שלב התעדוף חשוב כל כך.
הרי אי אפשר לעשות הכל וכאמור לא זאת המטרה בניהול זמן (לא להספיק יותר אלא להספיק את מה שחשוב באמת, זוכרים?). אז מה עושים? מתעדפים.
לא כל המשימות שלנו נולדו שוות, יש חשובות יותר, יש חשובות פחות, ויש, בואו נודה, כמה ממש מיותרות.
זה הזמן לעשות סדר במשימות ולהחליט מי מהן עולה לראש הרשימה.
חישבו, מהן המשימות הכי דחופות לשבוע הקרוב וגם מה הן המשימות הכי חשובות (גם אם לא דחופות) – אלו שיתנו לכם הכי הרבה התקדמות, לקוחות, הכנסות, תחושת השג.
חשוב לבחור משימות משני הסוגים הללו.
בשלב הזה חשוב להבדל בין פרויקט לבין משימה.
פרויקט מורכב מהרבה משימות. משימות לעומת זאת, לא תמיד שייכות לפרויקט גדול, לפעמים הן סתם שם בזכות עצמן (למשל, לשלם חשבון חשמל).
פרויקט בדרך כלל לוקח זמן ממושך יותר (לכתוב ספר, לבנות מצגת) ממשימה (להתקשר לטכנאי מכונת כביסה).
איך מתמודדים עם פרויקטים מורכבים?
כמו שכתבתי פרויקטים הם אוסף של משימות.
כשיש לכם פרויקט עליכם לפרט מאילו משימות הוא מורכב. בתכנון השבועי תוכלו לרשום את שם הפרויקט או לציין את המשימה הספציפית שתעשו.
אם יש לכם משימה והיא נראית לכם מורכבת מידי ואתם נמנעים מלקדם אותה – כנראה שהיא פרויקט. שבו ופרקו אותה למשימות קטנות ואפילו קטנטנות והתחילו מהמשימה שהכי פחות מרתיעה אתכם (כן, לא חייבים להתחיל מהמשימה הראשונה, העיקר להתחיל להתניע).
בחרו בכל פעם מספר פרויקטים ומשימות מועט לקדם, כך שלא תתפזרו בין יותר מידי משימות.
החליטו על מספר קבוע של פרויקטים ורק אחרי שתסיימו אחד מהם תוכלו להתחיל אחד נוסף. אוליבר ברקמן ממליץ לעבוד על 3 פרויקטים גדולים בו זמנית ולא יותר. זאת כדי שלא נתפזר ולא נעבור מפרויקטים שקשה לנו איתם לאלו שקל לנו יותר.
לגבי המשימות – החליטו על מספר יומי או שבועי של משימות או על כמות זמן שתרצו להקדיש להן בשבוע והתחילו למחוק אותן מהרשימה.
משבוע לשבוע תלמדו מהו מספר משימות ריאלי ליום. כדי לייצר הצלחה בהתחלה אני מציעה להסתפק בהתחלה בשלוש משימות יומיות בלבד שהן חובה ועוד כמה שהן בחירה (אם ישאר זמן).
תנו ביטוי מוחשי לתעדוף –
הדגישו את המשימות החשובות או העתיקו אותן לראש הרשימה. באפליקציה בה אני משתמשת (Todoist) ניתן להוסיף דגלון צבעוני שמעיד על רמת דחיפות המשימה.
חשוב! בצעו הערכת זמן –
לצד המשימות שנבחר לקדם השבוע נציין את הערכת הזמן שלנו לביצוע שלהן. עם הזמן והניסיון נלמד לבצע הערכת זמן מדוייקת יותר.
לסיכום – עברו באופן קבוע על הרשימה, בחרו והדגישו את החשובות והדחופות ביותר והתחילו לקדם רק אותן. ציינו הערכת זמן למשך הביצוע.
תכנון שבועי הוא הלב של מודל ניהול הזמן.
כי אני יכולה להעלות משימה לראש סדר העדיפות שלי אבל אם לא אפנה למשימה זמן, אם לא אקבע לה משבצת זמן יעודית, אין הרבה משמעות לכך שהיא בראש הרשימה.
לכן לכל משימה או פרויקט חשובים חייב להיות ביטוי בלו"ז השבועי שלי.
מה נכנס לתוכנית השבועית?
הכל! התוכנית השבועית משקפת את החיים שאני רוצה לחיות ולכן ראוי שיהיה בה ביטוי לכל תחומי החיים: משפחה, עבודה, זוגיות, פנאי, לימודים. כל אלו יופיעו בתוכנית השבועית.
ומצד שני, אפשר להתחיל לבצע תכנון שבועי רק לתחום אחד ממוקד בחייכם שאתם רוצים לתכנן טוב יותר, ובהמשך תחליטו אם תרצו להרחיב אותו לתחומים נוספים (ברור שתרצו).
איך בונים תוכנית שבועית?
עובדים עם חלונות זמן – סוגרים ביומן קוביית זמן עבור כל משימה או פרויקט.
בשלב הזה אני ממליצה להעמיק בתכנון השבועי ולהכיר את ארבעת המרכיבים מהם בנוי תכנון שבועי אפקטיבי, והנה הם: קבועי זמן, עוגנים, משימות ופרויקטים, זיהוי חזרתיות.
| 1 | קבועי הזמן
החלונות הראשונים שנשלב בתוכנית השבועית הם המסגרת הקיימת בחיינו, הדברים שהם קבועי זמן.
קבועי הזמן הם לרוב דברים שלאו דווקא נקבעו על ידינו (שעות עבודה, שעות פעילות הגנים והצהרונים, שעות השיעורים באוניברסיטה). הם יוצרים עבורנו את המסגרת של היום שלנו.
כשלב ראשון נכניס את כל אלו לתוכנית השבועית שלנו ונקבל את השלד הראשוני.
השלב הזה מייצג את המצב הקיים בחיינו כיום.
| 2 | עוגנים
בשלב השני נוסיף את העוגנים. העוגנים הם הדברים שמייצבים אותנו, שמשאירים אותנו במקום, הם דואגים לתפקוד שלנו ואנחנו רוצים ליצור כמה שיותר מהם בחיינו. ככל שנשלב יותר מהם כך ניצור איכות חיים גבוהה יותר.
זה אולי לא מרגיש כמו הדבר הטבעי להוסיף כשלב שני (היי, מה קורה עם כל המשימות שלי??) אבל הניסיון מראה שאם לא נוסיף אותם עכשיו, בשלב הזה, סביר להניח שאחר כך כבר לא ישאר לנו מקום להוסיף אותם.
עוגנים הם המעטפת התפעולית של החיים שלנו, הם משימות שחוזרות על עצמן והכרחיות לאיכות החיים שלנו. משימות שברגע שיהיה להן זמן שבועי מתוכנן יבטיחו לנו שהדברים יתקתקו טוב יותר ויורידו דאגה מליבנו.
יותר מכך – עוגנים חזקים הופכים להרגלים ומייצרים מסגרת חיים איכותית מעוגנת היטב.
עוגנים שבועיים כאלו יכולים להיות: שעת קימה קבועה, שעות ארוחות או אימונים, זמן קניות שבועי קבוע, זמן בישול קבוע, שעה קבועה להגשת דוח שבועי ועוד. זהו פעולות חשובות והכרחיות והכניסו אותם לתכנון השבועי, כך תיצרו לעצמכם שקט ואירגון טוב יותר.
סוג ספציפי וחשוב במיוחד של עוגנים חיוניים בחיינו הם מסוג "מטעיני האנרגיה" – פעולות שגורמות לנו להרגיש טוב ולפעול בצורה איכותית יותר.
כשאנחנו עסוקים בשיגרה של עבודה, לימודים, משפחה, גם אם אלו דברים שאנחנו מאוד אוהבים, אנחנו מרגישים לאט לאט, ובעיקר בתקופות של עומס, שהאנרגיה שלנו יורדת ואיתה גם איכות התפקוד שלנו ומצב הרוח.
תחשבו על האנרגיה שלכם כעל בטריה – היא מספקת עוד ועוד אנרגיה עד שהיא מתרוקנת ושובתת. אנחנו לא רוצים להגיע לשם.
לכן לצד משיכת האנרגיה מהבטריה, אנחנו צריכים לדאוג גם למלא אותה, להטעין אותה.
זה הזמן לברר עם עצמכם שאלה חשובה –
מה מטעין אתכם, מה ממלא אתכם באנרגיה?
שעות שינה ארוכות ואיכותיות, תזונה בריאה, התעמלות, מפגשים חברתיים נמצאו כמעלים את רמת האנרגיה ומצב הרוח שלנו.
מה עוד עובד עבורכם? יציאה לטבע, תחביבים, מדיטציה, תרבות, בילויים עם בן הזוג, סופי שבוע וחופשות. ככל שניטיב לשלב את אלו ביומיום שלנו כך נתפקד טוב יותר ולאורך זמן.
חשבו מהם הדברים בחייכם שממלאים אתכם באנרגיה ואתם רוצים יותר מהם.
כעת הכניסו כמה מהם לתכנון השבועי שלכם.
| 3 | משלבים משימות ופרויקטים
הגענו לזה סוף סוף! בחלק השלישי נתחיל להכניס את המשימות והפרויקטים שלנו, האישיים והמקצועיים.
כמובן שלא נכניס את כולם אלא רק את המשימות והפרויקטים שתיעדפנו הכי גבוה.
בשלב הזה כל משימה מתועדפת מקבלת תיזמון, כלומר אנחנו סוגרים עבורה חלון ביומן = נקבע באיזה יום ובין אילו שעות אנחנו מבצעים אותה.
זה השלב הכי משמעותי בחיי משימה – ברגע שקבענו מתי נבצע אותה הגדלנו בעשרות אחוזים את הסיכוי שהיא אכן תבוצע.
השלב הזה, בו משימות מתועדפות מקבלות זמן ביומן שלנו, הוא השלב שמחבר את המשימות שלנו עם המציאות.
אם לפני כן היינו באים עם רשימה של "עשר משימות שאני חייבת לעשות היום" ובסוף היום היינו מתוסכלים כי הזמן הספיק לנו רק לשלוש משימות, הרי שמעכשיו אנחנו מכניסים כל משימה עם הזמן המתוכנן עבורה, כך שסביר להניח שנכניס פחות משימות מבעבר אבל מצד שני כעת נספיק אחוז גדול יותר מהמשימות שתכננו לאותו יום.
אז נכון שלכאורה רשמתי לי פחות משימות בכל יום אבל בפועל כנראה שאני אספיק לבצע יותר משימות מאשר בעבר, ובנוסף התחושה בסוף היום תתחלף מ"לא הספקתי כמעט כלום" ל"הספקתי כמעט את כל מה שתכננתי".
ועם הזמן ההספק עולה, כי הערכת הזמן שלנו משתפרת.
איך מתמודדים עם פרויקטים? אם יש לי פרויקט שדורש 30 שעות עבודה, אני אפרק אותו למשימות קטנות יותר ואכניס חלון זמן לכל משימה בנפרד, על פי הערכת הזמן שנראית לי סבירה.
כאן חשוב שנכיר את עצמנו – מה משך הזמן המקסימלי שאני יכולה להתרכז או להתמיד במשימה אחת? מה שעות הריכוז הטובות שלי כך שאוכל לצלול לריכוז עמוק על הפרויקט? בצעו תכנון שמתאים לאופי שלכם.
ועוד הצעה – אם אתם משתמשים בצבעים בתוכנית השבועית אז ההמלצה היא, לפחות בהתחלה, לשמור על צבע שונה לכל תחום (למשל – עבודה, לימודים, בית, בטריה) אבל לא לרדת לרזולוציה קטנה מידי של צבע שונה לכל משימה או פרויקט.
| 4 | לזהות זמן קבוע למשימות
משבוע לשבוע נתחיל לזהות פעולות ומשימות שעבדו היטב עבורנו – יום בו הבוקר שקט בעבודה וניתן לשבת על פרויקט חשוב, שעות שקשה לנו להתרכז בהן וכדאי לנצל למשימות של מיילים או יומן, שעות שמתאימות להחזרת טלפונים, חלון זמן לקניות בדרך מהעבודה הביתה, ערב שבו יותר סביר שנצליח לצאת להליכה וכדומה.
זהו את הפעולות האלה והתחילו לשלב אותם באופן קבוע, כלומר שכפלו אותם משבוע לשבוע.
משימות שחוזרות על עצמן משבוע לשבוע ושאיתרתן עבורן זמן מוצלח הופכות בהמשך לעוגנים – הן מקבלות זמן שבועי קבוע.
לסיכום – התחילו להכניס ליומן זמן מתוכנן עבור קבועי הזמן, העוגנים והמשימות המתועדפות שלכם. זהו משימות חוזרות והפכו אותן לעוגנים.
פוקוס יומי דורש השקעה קטנה אבל עושה המון שינוי.
אם הגעתי לשלב הזה הרי שכבר בניתי תוכנית שבועית ולפיה אני יודעת מה הלו"ז והמשימות שלי להיום. אבל כשתכננתי אותן לא ידעתי שתכנס לי עוד משימה דחופה, שהאנרגיות שלי לא יהיה בשיאן או שהמקרר בבית יתרוקן דווקא ביום הזה.
ולכן, אני ממליצה כי בכל בוקר, לפני שנתחיל להתארגן או לפני שנתחיל לעבוד נפנה לנו חמש דקות לביצוע פוקוס יומי, חמש דקות שמיועדות לסקירה של התוכנית היומית, זמן בו נראה האם צריך לעדכן, לשפר או להדק את התוכנית היומית.
בסקירה היומית הזאת אולי נבין שמה שתכננו להיום ממש לא מתאים וצריך יהיה לעשות בו שינוי גדול ואולי נגלה שצריך רק תיקונים ועדכונים קלים, אבל כמעט תמיד נרוויח ממעבר בבוקר על התוכנית היומית ודיוק שלה לנסיבות של היום שזה עתה התחיל.
מה נעשה בפוקוס היומי?
| נכניס משימות שעלו ברמת הדחיפות ונדחה אחרות.
| נעשה זום אין ברזולוציה היומית ונקבע מתי נקח הפסקות במהלך היום או איזה משימה בדיוק נקדם בפרויקט החשוב שלנו.
| נראה שהתוכנית תואמת את רמת האנרגיה שלנו לאותו יום (ביום חלש באנרגיה נבחר משימות שאנחנו אוהבים יותר או נקח הפסקות רבות יותר).
הפוקוס היומי מתאים את היום לנסיבות הספציפיות לאותו בוקר, לכן חשוב לפתוח כל בוקר בסקירה והערכה של התוכנית היומית – לעדכן ולדייק אותה.
זיכרו – זמן מתוכנן מגדיל את הסיכוי שנעשה את המשימות שרשומות בו ולא ניתן ליום לנהל אותנו.
אם תרצו להרחיב – יש לי פוסט שלם בנושא תכנון יומי יעיל.
לסיכום – בתחילת כל יום נעבור על התכנון היומי ונדייק אותו בהתאם לארועי היום.
מתחילים ליישם את התוכנית - לאט לאט
סיימנו את ארבעת השלבים, ולפני שתלכו ותתחילו לנסות אותם בעצמכם יש לי דבר אחד אחרון וממש חשוב לומר לכם –
תעשו את זה לאט ובשלבים.
להתחיל לעבוד עם ניהול זמן זה תהליך. אל תתכננו תוכנית שבועית מלאה בחלונות מדוייקים וצפופים לשבוע הקרוב. סביר להניח שזה לא יעבוד לכם ומהר מאוד תנטשו את השיטה.
לעבוד עם ניהול זמן זה הרגל חדש וככזה נצטרך לבנות אותו לאט ובטוח.
איך נתחיל לאט?
אני ממליצה להתחיל עם רישום קבועי הזמן, להכניס עוגן או שניים ולאחר מכן לבחור את הפרויקט הכי חשוב בעבודה, לפרק אותו למשימות קטנות יותר ולסגור חלון זמן עבור כל אחת המשימות הללו.
זה מספיק בשביל ההתחלה.
כעבור שבוע, אם זה עובד לכם – הוסיפו עוד פרויקט או משימה.
משבוע לשבוע בצעו הערכה – מה עבד לי וגם מה לא, מה תרצו להוסיף ומה להוריד והמשיכו למלא את התוכנית השבועית שלכן בהדרגה.
ועוד המלצה חשובה – הכניסו לתוכנית השבועית חצי שעה בסיום השבוע (ממליצה על חמישי או מוצ"ש) שבה תשבו ותתכננו את השבוע הבא, כי אם זה לא ביומן זה לא קיים.
רוצה ערכת טפסים חינמית לניהול הזמן שלך?
הכנתי לך מתנה! עצבתי ערכת טופסי ניהול זמן להדפסה. בהרשמה למטה ניתן להוריד את הערכה.
לפני סיום ואחרי שקראת את המדריך, יש לי בקשה ממך, אשמח לקבל תגובות על המדריך – להבין מה עזר ועבד וגם מה דורש העמקה או הבהרה. אני מזמינה אותך לכתוב לי מייל לכתובת – inbaldoytch@gmail.com
מחכה לשמוע.
צאו לדרך והתחילו לנהל את עצמכם, ואל תשכחו לספר לי איך זה עובד לכם.
בהצלחה!
ענבל דויטש – מאמנת אישית
