למה לי לוח תכנון יומי? היא שאלה נפוצה באימון לניהול זמן.
פעמים רבות כשאני יושבת עם מתאמנים על ניהול הזמן שלהם אנחנו עוברים על השלבים הרגילים: מייצרים שיטה לאיסוף ולתיעדוף משימות ולאחר מכן לומדים לבנות תכנון שבועי יעיל. בשלב הזה, לחלק מהמתאמנים, אני מציעה כלי נוסף – לוח תכנון יומי. מתאמנים רבים שואלים מיד, אבל למה צריך תכנון יומי? הרי יש לי כבר תוכנית שבועית, זה לא אותו דבר?
אז זהו שלא.
אבל רגע, לפני שאפרט חשוב לי להסביר למה אני מתכוונת כשאני אומרת תכנון יומי (או פוקוס יומי או מיקוד יומי). הכוונה היא לעשר הדקות שתיקחו לעצמכם בתחילת יום העבודה כדי לתכנן טוב יותר את היום שעומד לפניכם.
עשר דקות על הבוקר זה לא כזה סיפור, נכון?
אבל מסתבר שרובנו לא עושים את זה. ולכן אני כותבת את הפוסט הזה, כדי להסביר לכם למה כדאי לכם לבצע תכנון יומי וגם, איך לבצע אותו בצורה הטובה ביותר עבורכם.
לוח תכנון יומי
לוח תכנון יומי הוא כלי שימושי שעוזר לי לעשות פוקוס על היום שלי, באמצעותו אני מתמקדת ועושה Zoom in על כל יום ביומו.
נכון שיש לי תוכנית שבועית ונכון שבתוכה יש לי הקצאה של משימות מתוכננות לכל יום וגם פחות או יותר את הזמנים בהם אני מתכננת לעשות אותם. התכנון השבועי הוא ללא ספק לב תכנון העבודה וניהול הזמן שלי. אבל לפעמים, עבור אנשים רבים, אני מרגישה שהוא כללי מידי לעבודה יעילה ברמה היומית.
כי מה קורה בפועל ביומיום שלנו?
כשאנחנו מתכננים את השבוע שלנו אנחנו משייכים משימות ספציפיות לכל יום ואנחנו יודעים בגדול מה עלינו לעשות בכל יום, אבל זה רק בגדול. כי ברוב הימים יש צורך לדייק את התכנון היומי בכדי שכל הדברים הללו יקרו.
למה התכנון השבועי לא עובד לנו ברמה היומית?
ראשית, הימים שלנו לעולם אינם בדיוק כפי שתכננו אותם. למה? כי לרובנו אין שליטה מלאה על כל המשתנים ביום שלנו – הפתעות, משימות דחופות וביטולים הם חלק בלתי נפרד מעולם העבודה.
בנוסף, כל יום מושפע מקודמו ולפעמים נותרות לי משימות מאתמול שחשוב לי לסיים או להפך משימות שסיימתי במהרה משאירות לי באופן לא צפוי, חלון זמן פנוי.
שנית, כעצמאית העובדת מהבית (והיום בעקבות הקורונה הרבה שכירים הצטרפו למצב הזה) ביום העבודה שלי מתערבבים יחד פרויקטים, משימות, אימונים ופגישות עם משימות הבית, זמן המשפחה ופעילויות פנאי. כשאני מתכננת את היום שלי מראש אני מצליחה לשלב טוב יותר בין הבית לעסק.
שלישית, התוכנית השבועית היא כללית והתוכנית היומית, כשמה כן היא, מתמקדת ביום הספציפי הזה ויורדת בתוכו לרזולוציות קטנות. בתוכנית היומית אני יכולה לתכנן ולנצל גם חלונות זמן קטנים ומדוייקים יותר כשבתוכנית השבועית לא העזתי לרדת לרזולוציה הזו.
השתכנעתם שצריך תכנון יומי? מיד מגיעות הוראות ההפעלה.
לוח תכנון יומי – איך עושים את זה?
ממש פשוט – פותחים את היום בעשר דקות של תכנון.
בוקר, הכנתם קפה והתיישבתם מול המחשב, לפני שאתם נכנסים רק לעבור שנייה על המיילים או לפני שאתם בודקים מה התחדש ב-Ynet, תפתחו את היומן השבועי, קחו לגימה מהקפה ותתחילו בתכנון היום.
כשאנחנו מתכננים את היום שלנו יש שני דברים שאנחנו צריכים לצידנו:
הלו"ז שתוכנן להיום (ואם אין לכם תכנון שבועי אז פשוט האירועים שנקבעו להיום) ורשימת המשימות שלנו.
כעת אנחנו ממזגים בין הלו"ז היומי לבין המשימות, לכל משימה שנרצה לעשות היום אנחנו סוגרים חלון זמן מדוייק בו נבצע אותה.
אנחנו מתחילים בהכנסת פגישות ואירועים שנקבעו מראש, ארוחות ופעילות גופנית. לאחר מכן נכניס פרויקטים שדורשים חלונות זמן ארוכים ואחר כך, בזמן שנותר, אנחנו נתחיל להכניס את שאר המשימות שעליהן נרצה לעבוד היום.
לאט לאט הלו"ז שלנו יתמלא במשימות ויהפוך בעצם – לרשימת משימות מתוזמנת. זהו התכנון היומי שלנו.
את התכנון היומי אני יכולה לבצע בתוך היומן השבועי (הקלנדר) שלי במחשב או על דף תכנון יומי (דפים להדפסה בתחתית הפוסט) או אפילו על פתקית קטנה. מה שעובד לכם.
מה שחשוב הוא לפנות את הזמן לחשיבה ולתכנון לפני שמתחילים את היום ונשאבים אוטומטית לעשייה. אז דבר ראשון בבוקר – תכנון יומי.
עקרונות וטיפים לתכנון יומי יעיל ומועיל
התכנון היומי הוא כאמור בעצם הכנת רשימת משימות מתוזמנות, אבל יש מספר נקודות שאם תתייחסו אליהן בחוכמה הן יהפכו אותה לכלי המקדם יעילות ופרודוקטיביות.
לפני שתקראו את הטיפים לבניית לוח תכנון משימות יומי יש לי המלצה קטנה – קיראו וביחרו מתוך הרשימה את העקרונות שמתאימים לאופי שלכם ויוכלו לסייע לכם. תכנון זמן הוא אישי, נסו ובידקו מה עובד לכם הכי טוב.
העקרונות שלי לבניית תוכנית מתוזמנת ומועילה:
| השלוש הכי הכי
רושמים מהן שלוש המשימות הכי חשובות להיום. המשימות שאם נעשה היום אותן ורק אותן נהייה מרוצים מעצמנו. כעת הכניסו ליומן חלון זמן עבור כל אחת מהמשימות הללו. אגב תכנון יומי מינימלי ומהיר יהיה לרשום על פתק את שלושת המשימות החשובות להיום ולציין ליד כל משימה מהן השעות לביצוע שלה. וזהו.
| הקצאת זמן מתאימה
חשוב שתכירו את עצמכם ואת קצב וסגנון העבודה שלכם כדי שתקצו כמות זמן מתאימה לכל משימה או פרויקט. אני ממליצה למתאמנים שלי ממש למדוד כמה זמן לוקחת להם כל משימה כדי לדעת לתכנן טוב יותר בעתיד.
בכל מקרה, תמיד תתכננו יותר זמן ממה שנראה לכם שהמשימה דורשת. עדיף שישאר לכם זמן פנוי מאשר יחסר לכם. מקסימום תיקחו הפסקה ארוכה יותר. גם פה, מפעם לפעם תלמדו לדייק יותר.
| להתאים משימה לשעה ביום
חלקנו אנשי בוקר וחלקנו אנשי לילה, רובנו יודעים מתי השעות בהן אנחנו הכי מרוכזים. בשעות האלו שימו את המשימות שדורשות רמת ריכוז גבוהה. בשעות הפחות טובות – תעשו מיילים. (כתבתי על זה כבר כאן וכאן).
| כל דבר בעיתו
ההמלצה היא (וכל אחד בהתאם לכמות ודחיפות המענה הנדרשת להודעות שלו) לקבוע זמנים קבועים במהלך היום בהם אתם בודקים ועונים להודעות.
בכל מקרה לא בודקים כל מייל ברגע שהוא נכנס, בטח שלא קוראים אותו ומשאירים את הטיפול בו לזמן אחר.
החוק לגבי מיילים והודעות ווטסאפ הוא נגעת-נסעת. פתחם את ההודעה? טפלו בה עכשיו או לפחות הפכו אותה למשימה (ולמתקדמים – הכניסו אותה מיד לקלנדר). לא פותחים מייל ולא עושים איתו כלום (ובטח לא מסמנים אותו מחדש כ"לא נקרא", זה ממש בזבוז זמן).
| כמה מדוייק?
האם עובד לכם לתכנן ברמה של שעות או אולי אתם מעדיפים רבעי שעות? זה תלוי באופי העבודה שלכם וגם בכם. לחלק מאיתנו יתאים לו"ז צפוף ולחלק לו"ז גמיש, משוחרר או כללי יותר (זוכרים את ההמלצה על שלוש המשימות העיקריות על פתקית?). גלו מה רמת ה-Zoom in שמתאימה לכם.
| מתחילים עם הצפרדע
את המשימות הכי מבאסות, קשות, אלו שאנחנו נוטים להתחמק ולדחות אני ממליצה לשים ראשונות על הבוקר. כמו שאמר מארק טווין "אם העבודה שלך היא לאכול צפרדע, הכי טוב שתעשה את זה דבר ראשון על הבוקר. ואם העבודה שלך היא לאכול שתי צפרדעים כדאי שתאכל קודם את הגדולה יותר". אין כמו תחושת ההקלה כשצפרדע הכי מרגיזה של היום כבר מאחורייך.
| להצמיד משימות דומות
טיפ ידוע של מומחה ניהול הזמן דייויד אלן מדבר על ביצוע משימות דומות יחדיו. מה שאומר שאם יש לי שיחות טלפון אבצע אותן ברצף, אם יש לי הצעות מחיר לכתוב, אעשה אותן אחת אחרי השנייה באותו חלון זמן. לכתוב 3 הצעות ברצף יקח לנו הרבה פחות זמן מאשר לכתוב שלוש הצעות בשלושה מועדים שונים.
| לשלב הפסקות
כי זה מטעין אותנו מחדש. לא נרוויח כלום מישיבה רצופה במשך שעות חוץ מפרודוקטיביות נמוכה. לכן מומלץ לקבוע מראש מתי נצא להפסקות קצרות, נזיז קצת את הגוף וניתן למוח טיפה לנוח מהמסכים. ולא, בהפסקה לא נהייה בסלולרי כי אז מבחינת המוח רק החלפנו מסך במסך. זו לא באמת מנוחה.
תעשו הפסקה אמיתית שתטעין אתכם בכוחות מחודשים: שנו את הסביבה (צאו מהמשרד), אכלו או שתו, וממש מומלץ – נסו לתפוס קצת קרני שמש. השהות בשמש מעלה לנו את מצב הרוח.
| עדיפות לפעילות גופנית
כי כשאנחנו עושים פעילות גופנית מצב הרוח והאנרגיות שלנו גבוהים יותר ואנחנו עובדים טוב יותר. לכן לעולם אל תקבעו פעילות גופנית "איפה שנשאר לי זמן" אלא תנו לה עדיפות בעת תכנון היום.
ועוד טיפ – אימון גופני מעלה את רמות הדופמין בגוף שלנו. הדופמין משפיע לטובה על התפקודים הקוגניטיביים ועל היצירתיות שלנו, לכן מומלץ לקבוע אימון בבוקר, בסמוך לתחילת יום העבודה או לשלב אותו במהלך יום העבודה (אם ניתן).
| להגביל זה לא יעיל
תכננו מראש מתי תגלשו ברשתות החברתיות. מאוד קשה להגביל את זמן הגלישה ברשתות, איך שהוא העכבר נמשך ללחוץ על פייסבוק בלי שבכלל שמנו לב. במקום לנסות להגביל את הזמן, ההמלצה שלי היא לתכנן מראש את זמן הרשתות החברתיות שלי.
כשאדע שהזמן שלי עבור הרשתות הוא בשעה מסויימת פחות אתפתה להכנס אליהן בין המשימות.
| אז איפה הייתי?
סיום יום – בסוף כל יום עבודה אני מסכמת לעצמי במספר מילים היכן עצרתי ומאיזו נקודה ארצה להמשיך מחר. אני מרגישה שזה חוסך לי המון זמן ביום המחרת, כי במקום להתחיל לחשוב מחדש בבוקר על מה חשוב לי ולנסות להיזכר במה הייתי באמצע, רישום של כמה מילים חוסך לי את הזמן הזה. ככה אני ישר "על זה", אני מגיעה בבוקר, עוברת על המשימות, רואה איפה עצרתי אתמול, מתפקסת, וישר ממשיכה מהמקום בו הפסקתי אתמול.
אגב, אפשר וכדאי לרשום פתק כזה על כל פרויקט שהפסקתם באמצע.
ולסיום הנה כמה מילים על הרווח מיום מתוכנן היטב:
יתרונות התכנון היומי
תכנון יומי מרגיע אותנו כי הוא מנתק אותנו מרשימת המטלות הארוכה והבלתי נגמרת. אנחנו לא מתעסקים יותר במאקרו אלא רק במקטע הספציפי שהוא היום הזה. המיקוד היומי גם מייצר לנו תחושה חיובית של הצלחה והישג – כי את מה שקבעתי להיום עשיתי! הוא בעצם מחלק לנו את העבודה להרבה צעדים קטנים וברי השגה.
כשיש לי לוח תכנון משימות יומי המבוסס על חלונות זמן אני הרבה יותר מפוקסת. אני עוברת ממשימה למשימה ולא מבזבזת זמן על להחליט מה הדבר הבא שאני עומדת לעשות. אני גם לא בורחת למשימות הקלות יותר או לפיד באינסטגרם. ברור לי בכל רגע נתון מה אני אמורה לעשות עכשיו, לאיזו משימה מיועד הזמן הנוכחי. זה מסייע מאוד להתמודד עם דחיינות.
כשברור לי מהן בדיוק המשימות שלי להיום ויש לי הערכת זמן לגבי הזמן שהן ייקחו לי, כשאני רואה את כל זה מתוכנן מול העיניים שלי, אני מבינה שאין לי זמן לבזבז ואני לא מתקרבת למשימות לא חשובות.
יאללה, לכו תתכננו!
לסיום, מקווה שהצלחתי לשכנע אתכם שתכנון יומי מועיל לפרודוקטיביות שלכם ושלמדתם כיצד תוכלו לבצע אותו בצורה הטובה ביותר עבורכם.
אשמח לשמוע איך התכנון היומי עובד אצלכם.
מצרפת למטה דפי תכנון יומי להדפסה, מוזמנים להוריד את הדפים המתאימים לכם.
בנוסף בפוסט ניהול זמן למתחילים תוכלו להוריד ערכת טופסי ניהול זמן.
אהבת את הפוסט? הנה עוד פוסטים בתחומים דומים:
ניהול זמן למתחילים -מדריך
איך להגביר פרודוקטיביות,
ניהול זמן לסטודנטים – המדריך המלא,
אימון אישי לניהול זמן
ניהול זמן בתקופה של שינויים רבים.
תכנון יומי למשפחות (כולל גם דפי תכנון להורדה)
שיהיה יום מתוכנן היטב!
ענבל דויטש – מאמנת אישית (קואצ'רית)
להורדת לוח תכנון יומי – ירוק
להורדת לוח תכנון יומי – גאומטרי
להורדת לוח תכנון יומי – ורוד
להורדת לוח תכנון יומי – שחור לבן
להורדת לוח תכנון יומי – ירקרק
