על תכנון זמן שבועי ומשימות בתקופות לא יציבות
התוכנית השבועית שלי בשנה האחרונה מרגישה כמו חבילת קלפים, כל פעם אני מסדרת את הקלפים לאט לאט ועם הרבה מחשבה בסדרות מנצחות. יופי, אני מרוצה, ליומיים בערך.
אבל אז מתחיל עוד סגר או מסתיים סגר, או שפותחים את בתי הספר או שסוגרים את החוגים. כבר כמעט שנה שהתנאים משתנים ללא הרף.
וככה, כל פעם אחרי שסוף סוף סידרתי את הלו"ז שלי, וסוף סוף הוא עובד לי, שוב יש עוד שינוי.
שוב, כל הקלפים נטרפים וחוזרים לחפיסה.
בום, חזרתי לנקודת ההתחלה.
ועכשיו תתחילי שוב, בתנאים החדשים, לסדר מחדש את הקלפים, למצוא את סדר היום שיהיה הכי אפקטיבי, שתכניסי בו הכי הרבה שעות עבודה איכותיות, שיהיה הכי יעיל עבורך.
כשאת עצמאית ואמא ועובדת מהבית (לא רק כמובן, אבל צר עולמי, אתם יודעים) ההשפעה של כל האירועים האלה על היום יום שלך הם משמעותיים –
יש הבדל אם הבנות קמות מוקדם ויוצאות לבית ספר או מתחילות את היום שלהן מאוחר יותר בבית, יש הבדל אם כל המשפחה אוכלת צהריים יחד או שאני יושבת עם כל ילדה בנפרד לצהריים (כן, אני ממש מקפידה על זה ולא, אני לא אוכלת פעמים, רוב הפעמים…), יש הבדל אם אחה"צ הן בבית כי יש סגר (ואז חשוב לי לבלות איתן, הן גדלות מהר כל כך ואני מעריכה ואוהבת את הזמן הזה) או שהן בשיגרת חברות-חוגים-הסעות. הבנתם את הרעיון, נכון?
שעות העבודה האפשריות שלי משתנות בכל תסריט כזה.
ואם זה לא מספיק אז בתוך כל ההמולה והשינויים האלה ישנם המתאמנים שלי, שחשוב לשמור על השעות הקבועות שלהם, ותמיד יש גם אימונים חדשים שמתחילים או כאלה שמסתיימים, מה שאומר שיש שעות קבועות שנתפסות או שמתפנות. שינויים.
הכל מתערבב. וכל פעם אני צריכה לסדר מחדש את הקלפים, בצורה הכי מוצלחת שאפשר, לארגן אותם כדי שאצליח לעשות הכי הרבה שאפשר עם הזמן שלי.
ומה טוב יצא מזה? שמרוב שהתרגלתי לשנות כל הזמן התחלתי לזהות שיש כמה עקרונות שאני משתמשת בהם ושהם עוזרים לי לארגן מחדש ובמהירות יחסית את סדר היום שלי ולאפשר לי עבודה יעילה. בזכותם בכל סבב אני מוצאת את שילוב הקלפים המנצח שלי מהר יותר.
ואם זיהיתי עקרונות, אני לא אשתף? בטח שאשתף, אז הנה כמה דברים שממש עוזרים לי לתכנן את הלו"ז השבועי שלי ביעילות כל פעם מחדש.
עשרה עקרונות לתכנון שבועי יעיל וגמיש
| 1 | מיקוד ותיעדוף.
אני ממוקדת מאוד על הפרויקטים והמשימות שלי, יש לי תיעדוף משימות ברור.
אני יודעת בכל רגע מה הפרויקט והמשימות שהכי חשובים לי. זה קריטי לי במיוחד עכשיו כשהזמן הוא מועט ולכן חשוב לי שהוא ישמש לדברים הכי חשובים.
איך אני מחליטה אילו הכי חשובים לי? על פי התרומה שלהם לעסק שלי.
אני בודקת מה הדבר שהכי חשוב לי כרגע שיקרה בעסק, שהכי יקדם את העסק. ואחרי שזיהיתי אותו אני בודקת מה הפעולות שיממשו זאת. והפעולות הללו – הן תמיד יהיו בעדיפות ראשונה.
| 2 | מבדילה בין פרויקטים למשימות.
אני מבדילה בין פרויקטים (גדולים, משמעותיים, דורשים ריכוז עמוק. לפעמים כוללים בתוכם גם מספר רב של משימות) לבין משימות (בדרך כלל קצרות ולא דורשות ריכוז משמעותי והרבה פעמים גם דחופות וחשובות).
חכו. נשתמש במושגים האלה בהמשך.
| 3 | מזהה חלונות זמן.
אני עוברת על תכנון הלו"ז השבועי ומזהה מתי במהלך כל יום יש לי רצפים משמעותיים של שעות עבודה, פרקי זמן של מספר שעות לעבודה ברצף – אלו הם חלונות הזמן הגדולים שלי. במקביל אליהם אני מזהה לא מעט חלונות זמן קצרים יותר.
| 4 | חלונות גדולים לפרויקטים מורכבים.
לתוך חלונות הזמן הגדולים אני אכניס את הפרויקטים הכי הכי חשובים לי (אלה שזיהיתי בסעיף 1). פרויקטים, לא משימות. דברים שלוקח מספר שעות (או ימים) להשלים אותם וצריך ממש להיכנס לתוכם מבחינת הריכוז. אני יודעת שלי אישית לוקח הרבה זמן כדי להכנס לריכוז עמוק ולכן לא מתאים לי לעבוד על פרויקט חשוב בפרק זמן של שעה בלבד. אז קטגוריית "הפרויקטים" יקבלו אצלי את הרצפים הארוכים ואת שעות הריכוז הטובות ביותר שלי (האם אתם יודעים מהן שעות הריכוז הטובות ביותר שלכם? עפ"י מחקרים אצל רוב האנשים אלו שעות הבוקר המאוחרות ושעות אחה"צ).
| 5 | חלונות קצרים למשימות.
לתוך חלונות הזמן הקצרים יכנסו כמובן המשימות, אלו שקל לי להכנס ולצאת מהן. שהן קצרות ולא דורשות ריכוז מיוחד (אצלי באופן אישי זה למשל: מיילים, חזרה לפונים חדשים, הנה"ח, גרפיקה, מענה ברשתות החברתיות). נדיר שמשימות יכנסו לחלונות הזמן הגדולים כי אלו כל כך יקרי מציאות בעיני. אני ממש שומרת עליהם בקנאות. במקסימום משימות יקבלו שעה בסוף חלון זמן ארוך.
| 6 | תמיד יש יוצא מן הכלל.
אצלי הכתיבה היא מעל הכל (כמעט) – אם נחה עלי המוזה והתחלתי לכתוב פוסט לבלוג, אני אוותר על משימות אחרות כדי לא לקטוע את הרצף והריכוז.
יש לך משהו כזה שאת יודעת שאם תעצרי באמצע את בספק אם תמשיכי אחר כך או שזה יקח לך הרבה יותר זמן? זה בסדר לתת לו עדיפות ולוותר בשבילו על דברים אחרים. אבל ודאי שהמינון שבו את עושה את זה הוא נמוך.
| 7 | משימות שבועיות חוזרות.
יש משימות שחשוב לי לבצע פעם בשבוע אך הזמן שלהן לא קבוע. אותן אני מכניסה כמשימות חוזרות שבועיות בקלנדר (כך לא אשכח לשלב אותם). הן מסומנות בצבע שונה וקופצות לי בעין כשאני מתכננת את השבוע. כל שבוע אני מזיזה אותן לפי החלונות הפנויים אך לא שוכחת אותן כי הן נמצאות שם ומחכות למיקום מדוייק.
| 8 | משמעת עצמית.
זו נדרשת לי כדי להתחיל משימות חשובות שפחות בא לי עליהן, ולפעמים גם כדי לעצור ולעזוב משימה. פעמים רבות אני עובדת על פרויקט ובא לי להמשיך איתו ולא לעבור למשהו אחר, אבל אני מכריחה את עצמי לעבור למשימה הבאה שתוכננה. למה? כי ברור שהכי כייף לי להתעסק עם משימות מהנות, אבל הן לא בהכרח המשימות שחשוב ומועיל לי לבצע כרגע. אז זה הזמן לגייס דיבור עצמי ולייצר משמעת עצמית לעבודה על פי התוכנית שבניתי.
| 9 | מלא מלא גמישות בנוגע לתכנון.
הנה דוגמא טרוויאלית – במשך שנים עשיתי ספורט רק בבוקר ועכשיו חבל לי על שעות השקט כשהבנות לומדות בזום בחדרים, אני מעדיפה לעבוד בהן. אז גיליתי שמתאים לי גם לעשות יוגה ב-16:00 לחצי שעה, לפעמים אפילו מצטרפת ילדה לאימון.
| 10 | יש חלון אחד קבוע!
כל יום שלישי מחמש עד שש וחצי פעולה בצופים, בזום או בשבט, תמיד מתקיימת (: כל הכבוד לתנועת הצופים על ההתמדה. יש לי פעילות קבועה על השעה וחצי האלה שלא זזה מספטמבר. סוג של נס. בטח גם לכם יש חלון כזה, זהו אותו והשתמשו בו בחכמה.
זהו, אלו העקרונות שעוזרים לי בניהול הזמן שלי היום, בתכנון שבועי במציאות של שינויים. ככה אני מצליחה בכל פעם מחדש לארגן את הקלפים בצורה הכי הכי טובה שאפשר ולהשתמש ביעילות בזמן שלי.
עד העירבוב הבא.
מה עוזר לכם לבנות סדר יום בסביבת משתנה תמידית?
איך אתם מתכננים את הלו"ז השבועי שלכם כך שיהיה גמיש לשינויים?
אשמח לשמוע מכם!
ענבל דויטש – מאמנת אישית
מתעניינים בניהול זמן? גם אני! וכתבתי על זה לא מעט:
ניהול זמן למתחילים – המדריך – כולל דפי תכנון שבועי להדפסה.
ניהול זמן לסטודנטים – מדריך מפורט.
הרגלים יעלים ותכנון עבודה מהבית – פוסט על תכנון יומי יעיל.
תכנון רב שנתי שחוסך לנו המון זמן.
