לתכנן את השנה מראש

פעם, כשהייתי מנהלת צעירה וניהלתי מרכז יום, האירועים לא הפסיקו להפתיע אותי:  רק פתחנו את השנה וכבר הגיע הזמן לחגוג את ראש השנה, מיד אחר-כך הגיעו התוכניות השנתיות לחניכים, אירוע למשפחות, גיבוש צוות, מעקב אמצע שנה, והנה אנחנו כבר צריכים לארגן את אירועי סיום השנה. הכל נעשה ברגע האחרון. הכל עם הלשון בחוץ.

זה היה מתיש לעבוד ככה, להיות מופתעת כל פעם – אוי, ידעתם ששבוע הבא פסח??".

ואז הבנתי שזה לא כזה מסובך, הרי רוב האירועים הללו הם רב שנתיים! כלומר הם חוזרים על עצמם כל שנה.

אז התיישבתי והכנתי טבלה ובה ריכזתי את כל פעילויות מרכז היום על פי חודשים: פתיחת שנה וסיום שנה, בניית תוכניות, מעקבים תקופתיים, אירועים, חגים, ימי הולדת ועוד. רשמתי את כל הפעילויות שזכרתי שחוזרות על עצמן כל שנה. את הטבלה הזאת המשכתי לעדכן משנה לשנה כל פעם שזיהיתי פעילות נוספת שחוזרת על עצמה.

כך נוצרה לי טבלה, מחולקת על פי חודשים, שהכילה בתוכה את מרבית ארועי מרכז היום, במקרה שלי היא כללה בערך 40% מכמות העבודה שלי!

ברגע שהייתה לי טבלה מרכזת כזו, יכולתי להתיישב בתחילת כל שנת פעילות עם הטבלה ועם הקלנדר ולהכניס את כל האירועים הללו ליומן ואז לגזור אחורה את זמן ההכנה המקדימה שנדרשה לכל פעילות. בתאריך שגזרתי אחורה (נגיד, חודש לפני) סגרתי חלון יעודי מראש בקלנדר עבור אותה משימה.
כך יצרתי עבורי כלי משמעותי וחזק באמצעותו אחוז משמעותי מפעילות מרכז היום היה מתוכנן ומתוזמן כבר בתחילת השנה!

לאורך השנים לאחר מכן למדתי שוב ושוב איזה כלי חזק ויעיל הוא התכנון הרב שנתי, כמה שליטה, חיסכון בזמן ושקט הוא יצר לי כמנהלת. הרבה פחות הפתעות ולחץ והרבה שקט בידיעה שהכל רשום ולכל דבר יש זמן וכלום לא יתפספס או יפתיע אותי פתאום.

גם היום כעצמאית אני מסתייעת בתכנון הרב שנתי. כל הניוזלטרים שלי, למשל, מתוכננים על פי חודשי ההופעה שלהם, ושלבי הבנייה שלהם נגזרים אחורה ונכנסים לקלנדר שלי.

אגב, למשימה מורכבת כמו ניוזלטר יש לי דף מעקב מובנה עם כל השלבים: החל מאיסוף חומרים, דרך הכתיבה ועד העיצוב. בדף יש גם הערכת זמן לכל שלב. כך אינני צריכה להמציא את הגלגל בכל ניוזלטר.

ואם הכלי הזה הוא כל כך שימושי לי בעבודה, הבנתי בהמשך, אז למה שלא אשתמש בו גם בחיים הפרטיים? הרי באותה מידה שהוא משמש אותי בניהול המרכז הוא יכול לשמש אותי לניהול החיים הפרטיים שלי, שכאמא לשתי בנות קטנות, היו אף הם מורכבים ומלאי משימות.
אז שוב הדפסתי טבלה וישבתי ומילאתי משימות רב שנתיות, הפעם מילאתי משימות כמו: ציוד לבית הספר, ימי הולדת לכיתה, מתנות לצוותים, מתנות למשפחה לחגים, קייטנות וכדומה. כל משימה כזו מקבלת היום חלון זמן בקלנדר שלי, למשל:

  • אירגון יומלדת לבנות – הגדולה שלי נולדה בסוף החופש הגדול, כשהייתה קטנה יותר הקדמנו לה את יום ההולדת לתחילת יוני. זה דרש ממני להתארגן כבר במאי. לכי תזכרי את זה ארבעה חודשים לפני התאריך המקורי…
  • יוצאים לחופשה שנתית בקיץ? מתי תרצו להתחיל לתכנן אותה? (מוזמנים להציץ בהייליט "צפון 2020" על החופשה הקיצית הנוכחית שלנו בארץ, שתוכננה מיד בסיום הגל הראשון של הקורונה).
  • אם אני רוצה לקנות חולצות בית ספר לשנה החדשה אכניס חלון זמן בתחילת אוגוסט, כשיש מבחר צבעים והחנויות לא עמוסות כמו בסוף החודש.

והערה חשובה – אני סוגרת חלון זמן לשנה מראש אבל הרבה פעמים לא אוכל לממש את חלון הזמן ביום שבו מיקמתי אותו, כי כשאני מתכננת שנה מראש הרבה מהחלונות מתנגשים בארועים שנוספים מאוחר יותר ואין לי שליטה עליהם. אז החלונות השנתיים שלי זזים, הם זזים למועד קרוב, נוח וראלי יותר, אבל הם לא נמחקים ולא נעלמים, הם רק זזים קצת לזמן מתאים יותר והם עדין שם ביומן שלי, בשבילי, כדי שאפעל מראש ולא אופתע ברגע האחרון.

אז עכשיו ספטמבר, וזה בדיוק הזמן הזה בשנה בו אני שולפת את הטבלה שלי ויושבת מול הקלנדר להכניס חלונות זמן מראש עבור כל משימה רב שנתית.

אני מצרפת כאן לנוחיותכם לוח תכנון רב שנתי לרישום המשימות על פי חודשים. הפכו אותו לשלכם: מלאו אותו במשימות הרב שנתיות שלכם, גזרו את המשימות אחורה ואח"כ הכניסו ליומן חלונות זמן לביצוע.
אני ממליצה בחום לסגור חלון ביומן בימים הקרובים ולבצע את התכנון הרב שנתי.
זה לוקח שעה לשלב את המשימות שאספנו בלוח שלנו במשך השנה (או השנים) ולהעביר אותם לקלנדר.
שעה אחת בלבד שמארגנת לך שנה מתוכננת ועם הרבה פחות הפתעות. שווה לא?

להשאיר תגובה

הזינו את פרטיכם בטופס, או לחצו על אחד מהאייקונים כדי להשתמש בחשבון קיים:

הלוגו של WordPress.com

אתה מגיב באמצעות חשבון WordPress.com שלך. לצאת מהמערכת /  לשנות )

תמונת גוגל

אתה מגיב באמצעות חשבון Google שלך. לצאת מהמערכת /  לשנות )

תמונת Twitter

אתה מגיב באמצעות חשבון Twitter שלך. לצאת מהמערכת /  לשנות )

תמונת Facebook

אתה מגיב באמצעות חשבון Facebook שלך. לצאת מהמערכת /  לשנות )

מתחבר ל-%s

%d בלוגרים אהבו את זה: